La gestione dei messaggi di risposta automatica “Out of Office” è importante perché, sebbene utili, queste indicazioni comportano alcuni rischi che possono esporre l’azienda e i dipendenti a possibili violazioni di norme ma, soprattutto, a minacce di sicurezza informatica.

 

I possibili rischi

Al di là della possibile divulgazione di informazioni personali, anche sensibili (se il dipendente è libero di scrivere il testo del messaggio, potrebbe inserire dettagli sui motivi dell’assenza, come malattia o altre ragioni sanitarie), la divulgazione di informazioni espone l’azienda a possibili conseguenze, che è meglio evitare.

Il pericolo più rilevante è, peraltro, quello per il quale un possibile malintenzionato possa sfruttare le informazioni contenute nei messaggi di assenza per sferrare attacchi mirati.

Un messaggio Out Of Office, infatti, è come un cartello che dice “Non ci sono”. 

Se contiene dettagli personali come le date o la destinazione di un viaggio, fornisce materiale prezioso per un attacco.

Un criminale può utilizzare questi dettagli per impersonare il dipendente o il titolare in ferie. 

Ad esempio, può creare una truffa mirata, fingendosi il CEO bloccato all’estero in una specifica località (menzionata nel messaggio) e chiedendo urgentemente un trasferimento di denaro ai colleghi. Questi attacchi possono esporre le aziende a potenziali minacce, perdite finanziarie e violazioni dei dati.

In sostanza, la gestione di questa tipologia di messaggi può non essere una questione banale, ma una misura di sicurezza necessaria per proteggere l’azienda.

Sarebbe dunque opportuno:

• avere una policy specifica, che fornisca istruzioni chiare sul contenuto dei messaggi in caso di assenza

• se possibile, impostare modelli di email automatica con campi non modificabili

• sensibilizzare i dipendenti sui rischi, sia dal punto di vista della privacy (comunicazione di dati particolari sia della sicurezza informatica (attacchi di impersonificazione).

 

 

Contenuto del Messaggio di “Out of Office”

Queste sono le regole pratiche che ogni dipendente deve seguire nella stesura del messaggio.

• Non specificare mai il motivo dell’assenza: evitare di menzionare se l’assenza è dovuta a ferie, malattia o altro
• Non includere dettagli personali: omettere informazioni come le destinazioni di viaggio o altri dettagli
• Non indicare il periodo esatto di assenza: evitare di comunicare le date precise di inizio e fine dell’assenza
• Fornire un contatto alternativo generico: indicare un punto di contatto alternativo per le urgenze, preferendo un indirizzo email di team.

 

 

Esempio di Modello Sicuro

Di seguito un possibile modello.

“Grazie per la sua email. Al momento non sono in ufficio e la risposta potrebbe subire un ritardo.

Per questioni urgenti, la preghiamo di contattare il nostro team all’indirizzo [email generale del team] o di chiamare il numero [numero di telefono dell’ufficio].

Distinti saluti.”