Cosa bisogna mostrare al Garante durante le ispezioni
Quali documenti richiede il Garante della Privacy quando effettua le ispezioni e i controlli?
E’ una domanda che, spesso, le aziende pongono. E’ allora bene sapere, innanzitutto, che le ispezioni e i controlli possono essere effettuati non solo da funzionari del Garante stesso, ma anche da altri Corpi dello Stato.
Tra questi, il Nucleo Speciale Tutela Privacy e Frodi tecnologiche della Guardia di Finanza è certamente il più conosciuto, ma capita che di “questioni” privacy si debba rispondere anche in sede di accertamenti fiscali e tributari e, ancora più spesso, da parte dell’Ispettorato del Lavoro: sono infatti numerose le norme “privacy” che tutelano la posizione dei lavoratori e dei dipendenti (basti pensare al controllo a distanza e alla previsioni dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori).
I Poteri dell’Autorità
Molto sommariamente l’Autorità ha i seguenti poteri:
- Poteri di indagine (ispezioni e richieste di informazioni) con o senza istanza di parte, con o senza reclami,
- Poteri correttivi,
- Poteri autorizzativi e consultivi,
- Poteri sanzionatori (ingiunzioni di pagamento, ma anche blocco dei trattamenti, tra gli altri).
Cosa possono chiedere
Qui di seguito un elenco, tratto dagli artt. 58, c. 1 del Gdpr; 157 e 158 del Cod. Privacy, di cosa può avvenire durante l’ispezione.
Gli operatori possono:
- Ingiungere di fornire ogni informazione necessaria,
- Ottenere l’accesso a tutti i dati e a tutte le informazioni necessarie,
- Ottenere l’accesso a tutti i locali e a tutti gli strumenti e mezzi di trattamento,
- Per quanto riguarda ispezioni presso abitazioni o luoghi privati, possono accedervi previo consenso dell’interessato o dopo l’autorizzazione del presidente del tribunale, se tale consenso viene negato.
Quali documenti dobbiamo preparare?
Nelle due schede che seguono i documenti che, solitamente, vengono richiesti con apposita e dettagliata comunicazione scritta.
Si tenga infine presente che di tutte le operazioni viene redatto apposito verbale e che eventuale documentazione mancante (ma, di volta in volta, sarà il caso di valutare cosa, nello specifico, non si trovasse….) potrà essere fornita successivamente, mediante invio all’Autorità.
