L’incessante progresso tecnologico cui abbiamo assistito negli ultimi anni ha avuto notevoli ripercussioni sulla vita di tutti, privata e professionale.

Gli amministratori di condominio non fanno certo eccezione: basti pensare a quanti servizi innovativi, piattaforme, basi dati, programmi, software e servizi si sono affacciati nel mondo dell’amministrazione condominiale al fine di coadiuvare quotidianamente i professionisti.

Se dapprima tali servizi e prodotti erano sostanzialmente confinati allo studio “fisico”, ove era collocato il personal computer, oggi le cose sono decisamente cambiate.

Social Media e Condominio: dati trattati via smartphone e tablet

La telefonia mobile, considerevolmente mutata negli ultimi tempi, è entrata a far parte dei tanti “strumenti” di lavoro che tutti noi utilizziamo.

I telefoni moderni, i cosiddetti smartphone, ma anche i tablet, consentono infatti l’utilizzo di molti servizi e hanno caratteristiche che ben possono essere definite di Personal Digital Assistant. Quasi tutti, ormai, utilizzano modelli in grado di inviare messaggi multimediali (MMS), di connettersi a Internet, di navigare sul web, inviare messaggi di posta elettronica, anche certificata, utilizzare servizi di messaggistica istantanea (come ad esempio whatsapp, messenger o telegram), inviare, scambiare, gestire documenti digitali, accedere alle piattaforme social network.

Gli smartphone e le interazioni digitali che essi consentono andrebbero dunque, innanzi tutto, tenute presenti in base alla tipologia di utilizzo che ne facciamo. E’ infatti differente che siano utilizzati dal privato, “persona fisica” (l’interessato di cui abbiamo più volte parlato) per le proprie attività personali, oppure dall’utente che le utilizza anche per lavoro (l’utente “business”). Mentre il primo (ovvero noi stessi in molte nostre attività quotidiane) dovrebbe prestare maggiore attenzione ai propri dati e informazioni personali, affinché essi non siano esposti a possibili rischi di violazione, l’utente che ne fa un utilizzo anche lavorativo, laddove rivesta qualifiche da “titolare” o “responsabile” del trattamento, dovrà tenere a mente le tante norme che abbiamo esaminato nelle uscite precedenti.

Privacy e social media in Condominio

Detto in altre parole significa che è essenziale avere la consapevolezza che anche l’utilizzo della tecnologia moderna, mediante smartphone o tablet, è soggetto alle norme in materia di protezione dei dati personali.

Se, pertanto, intendessimo utilizzare tali strumenti per la nostra attività di Studio professionale (scelta che, di fatto, viene eseguita quotidianamente), si dovranno applicare le regole in materia di “privacy” anche per tali attività.

Parimenti, laddove il Professionista utilizzi, nella propria attività di Amministratore di Condominio, gli strumenti e le tecnologie di cui stiamo parlando, dovrà necessariamente applicare le norme sulla privacy come se lo facesse in modo “tradizionale”.

Non è certo questa la sede per una compiuta trattazione del tema, ci pare però importante sottolineare alcuni aspetti che un amministratore avveduto non dovrebbe ignorare.

Privacy e social media: informazioni trattate

L’utilizzo di sistemi e applicazioni scaricate dalla rete comporta il trattamento di dati personali: si forniscono dati per la registrazione (nomi, cognomi, indirizzi, soprannomi, numeri di telefono e indirizzi email, solo per citare i più comuni). Se si utilizzano sistemi che consentono l’invio di messaggi vocali, si trasmettono dati personali altamente “sensibili” (come essere certi, per esempio, che il timbro vocale non possa essere replicato e utilizzato da terzi?). E’ importante sapere, innanzi tutto, a chi consegniamo le nostre informazioni; dove vengono trattate e, soprattutto da chi, perché e come.

I sistemi di posta elettronica, soprattutto se “free”, non appaiono, a detta degli esperti, particolarmente sicuri. Senza dire che l’invio di messaggi di posta elettronica al destinatario sbagliato (come ad esempio l’invio di un verbale di assemblea di approvazione del consuntivo e del preventivo per l’anno successivo ad un soggetto non appartenente al relativo Ente) costituiscono, certamente, un’ipotesi di data breach, ossia di incidente di violazione, vale la pena ricordare che gli esperti di sicurezza raccomandano di diversificare le credenziali (login e password) del proprio account email da quelle che si utilizzano per altri servizi e, soprattutto, da quelle dei “social” (Facebook, Linkedin, ecc.).

Se, dunque, è doveroso applicare un minimo di misure di sicurezza anche nell’utilizzo e nella gestione dei nostri telefoni e device vari, è altrettanto imprescindibile ricordare che l’utilizzo dei social network non è sottratto alle regole dettate in materia di protezione dei dati personali.

Privacy e social media: attenzione alla protezione dei dati personali

Oltre a conoscere quali informazioni stiamo fornendo a tali servizi o mediante tali servizi, dobbiamo essere altresì consapevoli che il loro utilizzo comporta il trattamento anche di ulteriori informazioni, allorché si pubblicano contenuti e, non per ultimo, è bene essere consapevoli che i nostri “post” sono letti anche dagli iscritti alla piattaforma e, ove l’accessibilità non fosse stata limitata, da chiunque.

Laddove, quindi, un amministratore intenda utilizzare questi moderni sistemi per lo svolgimento del proprio lavoro, dovrà tenere a mente le regole di base in materia di protezione dei dati personali.

Basti ricordare, per esempio, che la comunicazione tra due soggetti che, non avendone titolo, si scambiano informazioni riguardanti terze parti, configura una violazione di dati personali e potrebbe configurare un trattamento illecito.

E’ pertanto imprescindibile porre molta attenzione sia nell’utilizzo di social network per la pubblicazione di informazioni riguardanti la propria attività lavorativa sia nell’adozione di sistemi di posta elettronica e di messaggistica istantanea per comunicazioni lavorative, soprattutto se indirizzate a più persone (si pensi alle mailing list con destinatari in chiaro, in cui gli indirizzi siano visibili a tutti).

Un po’ di sana consapevolezza, nel moderno amministratore, non deve mancare.

Avv. Andrea Broglia