LICEITA’

Gli articoli 5 e 6 del Regolamento Europeo 679/2016 contengono indicazioni in merito alla liceità dei trattamenti e alle loro “basi giuridiche”. In parole più semplici, indicano le condizioni che consentono di trattare lecitamente i dati.

Il trattamento deve infatti avvenire in modo “lecito, corretto e trasparente”: non solo fornendo informazioni e comunicazioni adeguate, accessibili e facilmente comprensibili, ma anche e soprattutto facendo in modo che le reali “finalità” per le quali trattiamo i dati siano legittime, a partire dalla raccolta e durante tutto il trattamento.

I motivi e gli scopi per cui si trattano i dati devono essere determinati, espliciti e non possono cambiare nel corso del tempo senza che l’interessato sia avvertito e, se del caso, vi abbia acconsentito.

Il che significa che l’amministratore può e deve trattare i dati solo per le attività che sono connesse, connaturate e pertinenti allo svolgimento delle mansioni affidategli o previste dalla legge. Egli tratta lecitamente le informazioni, ad esempio, quando ha la finalità di gestire e amministrare le parti comuni o di determinare le posizioni di dare e avere tra i partecipanti (come i consumi collettivi, i dati anagrafici e di residenza). Allo stesso modo tratta lecitamente i dati dei singoli condòmini quando deve stabilire se una determinata assemblea sia validamente costituita, e se le decisioni assunte da certe maggioranze siano o meno sufficienti in relazione alle specifiche materie oggetto di delibera.

Se, invece, un Amministratore trattasse tali dati anche per farli conoscere a terzi, per esempio a una compagnia assicurativa per dare a quest’ultima la possibilità di inviare proposte commerciali, oppure a un’agenzia immobiliare interessata all’acquisto di un appartamento, la liceità di cui sopra verrebbe a mancare. Il motivo è evidente: la “finalità” di un tale “uso” delle informazioni non sarebbe pertinente con l’incarico svolto ma, al contrario, esorbitante.

Altri principi applicabili al trattamento sono quelli dell’adeguatezza, della pertinenza, dell’esattezza e della limitatezza delle informazioni che raccogliamo nel corso della nostra attività professionale. Se volessimo, ad esempio, iscriverci ad una newsletter per essere aggiornati sul nostro hobby preferito, l‘unico dato realmente necessario al ricevimento sarebbe l’indirizzo email. Per una comunicazione del genere, senza ulteriori fini pubblicitari, non dovrebbe di regola nemmeno servire il cognome, tutt’al più un nome di battesimo (di certo non l’indirizzo stradale, o il numero di telefono cellulare…)

Limitatezza e pertinenza significano anche questo: limitare le informazioni che raccogliamo – e che forniamo a sconosciuti – a quanto è strettamente pertinente all’attività che svolgiamo.

BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

Prima di iniziare ogni trattamento, il Titolare dovrà verificare se sussistano le condizioni che abbiamo visto poco sopra. Soltanto dopo ne ricercherà la base giuridica, ossia la “condizione” che confermerà, a tutti gli effetti, la liceità del trattamento.

QUANDO IL TRATTAMENTO E’ LECITO:

• in presenza del consenso espresso dell’interessato al trattamento dei propri dati per una o più finalità, qualora il trattamento sia necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o per l’esecuzione di misure precontrattuali;
• se necessario per adempiere un obbligo legale al quale il titolare è soggetto;
• se necessario per salvaguardare interessi vitali di una persona;
• se necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri (si pensi, tra i molti possibili esempi, al settore della sanità);
• se necessario per il perseguimento di un legittimo interesse del titolare o di terzi, sempre che non prevalgano interessi, diritti o libertà fondamentali dell’interessato, in particolare se questi è un minore.

Preme quindi evidenziare come, rispetto al passato e al “vecchio” Codice della privacy, che poneva molta enfasi sul “consenso”, le condizioni nelle quali i trattamenti sono considerati leciti siano aumentate. Va d’altro canto sottolineato che non è difficile individuare, nell’attività dell’amministratore, la base giuridica del contratto, ossia la liceità in base alla lettera a) dell’Art. 6, allorché l’amministratore agisca nell’esecuzione degli incarichi affidatigli con la nomina ad amministrare.

Parimenti, è evidente che le molte informazioni che egli raccoglie nell’anagrafe condominiale, sono sì raccolte in esecuzione dell’incarico, ma anche perché il codice civile impone al rappresentante legale dell’ente di operare in tal senso (per esempio, in caso di inerzia del condòmino, v. art. 1130 c.c.).

In certi casi, quindi, il trattamento è lecito anche perché l’amministratore adempie a un obbligo che gli è imposto per legge, come quando ricerca autonomamente i dati che non gli sono stati comunicati. Altre volte, il trattamento sarà lecito in virtù del legittimo interesse.

Continueremo con nuovi esempi la settimana prossima, non mancate di seguirci.

Avv. Andrea Broglia

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